freeeにPiTaPa(ピタパ)を同期するときに気をつけるべきポイント

  • 2018年7月9日
  • 2018年8月1日
  • freee

会計ソフトへデータを入力するには、日付・勘定科目・金額・取引の内容などの情報が必要です。

 

従来の会計ソフトだと取引ごとにその情報を入力する作業が発生しました。

 

電車移動が多い方だと1ヶ月分の行動内容をデータ入力するのにかなりの時間がかかってしまうでしょう。

 

交通系のICカードを使っているならfreeeとの同期設定をすることをオススメします。

 

ただし、自動化のために気をつけるポイントがあるので、この記事ではPiTaPaを例に設定方法を紹介します。



freeeとPiTaPaを同期させる方法

freeeでは銀行口座だけでなく、クレジットカードや交通系ICカードなどとデータの同期をすることができます。

 

口座や様々なサービスのデータを会計ソフトへ取り込めることが、クラウド型会計ソフトの特徴です。

 

例えば、パッケージの会計ソフトを使っていると銀行口座の残高と会計ソフトの数字が合っているか確認が必要でした。

 

クラウド型会計ソフトでもその作業は必要なくなったわけではないですが、作業負担は大幅に削減できています。

 

これは経理処理の効率化において非常に大きなメリットがあります。

PiTaPaとの同期設定

まずはトップページの「口座を登録」をクリックします。

 

 

検索ボックスに「pi」と入力すれば、すぐにPiTaPaが表示されます。

 

 

PiTaPaと同期設定をする場合は、先にPiTaPa倶楽部会員に登録してください。

 

インターネットで利用明細が確認できる状態にしておく必要があります。

 

そのPiTaPa倶楽部のIDとパスワードを入力し、「PiTaPaと同期する」クリック。

 

 

問題がなければデータの取り込みが始まります。

 

今回は249件の取引を取り込むことができました。

 

freeeでは自動化設定を必ず行いましょう

「249」という数字をクリックすると、取り込まれたデータが表示されます。

 

取り込んだデータの内容から推測して勘定科目などをあてはめてくれます。

 

しかし、まだ取引自体の登録は完了していません。

 

このままだと249回、勘定科目の設定と登録ボタンのクリックをしなければいけません。

 

 

それでは経理処理の効率化にはなりません。

 

同じ内容の取引であれば仕訳も同じになりますので、赤枠で囲った「自動登録ルールとして設定」にチェックを入れます。

 

 

すると取り込んだデータで取引内容が同じものは、

勘定科目を「旅費交通費」

税区分を「課対仕入8%」

品目を「電車代」

という形で自動で仕訳してくれるようになります。

 

しかし、この自動化処理は取引内容が同じでなければうまく働いてくれません。

 

PiTaPaから取り込んだデータの取引内容をよく見てみましょう。

 

2つ目の明細は、「13:51 14:12 京阪 淀屋橋-京阪 寝屋川市」となっています。

 

時間が必ず取り込まれてしまうので、利用区間が同じでも取引内容が完全に一致することはありません。

 

これでは自動化登録がうまく機能しません。

freeeで自動登録ルールを設定する

そこで自動登録ルールを独自に設定します。

 

2番目の明細の「自動登録ルールとして設定」にチェックを入れた後の画面です。

 

 

「取引内容」のところに時間や乗り降りした駅名も取り込まれています。

 

これでは使えませんので修正していきます。

 

変更しないといけないのは、赤枠で囲った部分です。

 

まず「完全一致」を「部分一致」に変更します。

 

時間や鉄道会社、利用区間が書かれていたところを思い切って「:(コロン)」だけにして保存します。

 

 

PiTaPaから取り込まれるデータには、必ず時間の情報が含まれていて「:(コロン)」という記号が入ってきます。

 

今設定した「部分一致  :(コロン)」という条件は全ての支出データとマッチすることになります。

 

これで自動登録の設定は終了です。

 

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freeeで自動登録ルールを適用する方法

先程の取り込んだデータの画面に戻ります。

 

右上に「最新の自動登録ルールを適用」というボタンがあるので、こちらをクリックします。

 

 

240件分のデータが登録されました。

 

 

手動で登録した1件を足しても249件にはちょっと足りませんね。

 

先程設定した自動登録ルールは、「支出」に対するものでした。

 

「収入」に該当する割引情報には別に自動登録ルールを設定してください。

チャージ分の処理には注意!

チャージやオートチャージの処理には、注意が必要です。

 

PiTaPaは地下鉄や私鉄を利用する場合は、ポストペイ(後払い精算)となります。

 

しかしJRを利用するためには、あらかじめICカードに代金をチャージしておく必要があります。

「支出」区分のチャージ

このチャージの部分に「旅費交通費 ✕✕円 / PiTaPa ✕✕円」という仕訳を登録するのは間違いです。

 

チャージした分のお金は、実際に電車に乗ったときに初めて経費になります。

 

また設定した自動登録ルールによりJRを利用したときの分は、自動で費用として登録されます。

 

チャージ分も費用として登録すると費用の2重計上になってしまいます。

 

いったん適当な内容で自動登録ルールを設定してください。

 

「設定」→「自動登録ルールの設定」から今登録したルールを修正します。

 

 

上記のルールをこのように変更します。

 

 

オートチャージの取引内容にも「:(コロン)」が含まれるので、念のためこのルールの「優先度」を上げておきましょう。

 

「優先度」は0から10まで設定できます。

 

条件が重なっても数字が大きいルールをあてはめてくれるようになります。

「収入」区分のチャージ

自分でICカードにチャージしたときの明細は、「収入」扱いとして取り込まれます。

 

 

こちらにも「無視する」ルールを設定しましょう。

 

 

「無視する」を選択したデータがルール通りに処理できているかは、ここから確認できます。

 

 

クリックをすると明細の一覧に

 

 

検索条件で「無視のみ」を選択すると、チャージ関係の明細が全て「無視」の状態になっていることが確認できました。

 

 

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freeeではPiTaPa(ピタパ)の残高がこう表示される

PiTaPaの残高がマイナス表示されていますね。

 

 

これは登録したデータが「旅費交通費 ✕✕円 / PiTaPa ✕✕円」と仕訳されるためです。

 

PiTaPaはfreee上では資産科目ですので、この表示はどうすることもできません。

 

この辺は、経理の経験がある人ほど違和感があるかと思います。

 

しかし、ソフトの特性ですので割り切ってもらうしかありません。

 

このマイナス表示は、代金が引き落とされたときに解消されます。

 

試算表に資産科目をマイナス表示させたくない場合は、振替伝票を使って未払費用などにこのマイナス残高を振り替えましょう。

まとめ

わたしは独立からずっと自分の経理はfreeeを使っています。

 

勤務時代はパッケージ型の会計ソフトしか使ったことがなかったので、初めはかなり戸惑いました。

 

しかし、銀行口座やICカードとの同期など、パッケージ型の会計ソフトにはない機能がたくさんあり、今では非常に重宝しています。

 

金額的なボリュームはなくても取引量が多いものをデータとして取り込めると、データ入力の時間がかなり短縮されることがわかったかと思います。

 

経理はお金を生まない仕事です。

 

クラウド型会計ソフトなどのITツールを利用してできるだけ効率化を図るように心がけましょう。

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