【freee】現金取引はファイルボックスとスキャナーを活用すべし

freeeでは預金口座やカードの明細を自動同期する機能があり、経理の効率化に非常に役立っています。

 

しかし、どのクラウド会計ソフトを選んでもネックになるのが、現金取引のレシートや領収書の経理処理をいかに効率化するかです。

 

現金取引の経理処理を効率化するために、freeeのファイルボックス機能を紹介します。

 

この記事を読んでほしい人
  • freeeで経理をしている方
  • これからfreeeを利用する方
  • レシートの入力を効率化したい方
  • 現金での取引が多い方

 

 

freeeのファイルボックスとは

レシートや領収書をデータとしてfreeeに取り込む機能です。

 

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freee ヘルプセンター

何かと溜まりがちな領収書や請求書。その管理や帳簿付けは、煩雑になっていませんか? freeeの「ファイルボックス」機能は…

 

freeeでの経理処理の効率化のポイントは、自動でデータを取り込んで自動で取引を登録する点にあります。

 

現金で取引をしたものについてはデータが存在しないので、基本的にレシートや領収書を見ながら入力する必要があります。

 

ファイルボックスを使うと自分で取り込んだレシートや領収書から日付や金額、場合によっては勘定科目を推測してくれます。

 

私もfreee導入時には使っていましたが、精度に少し難があるため効率化にはならないと感じすぐ使うのを止めました。

 

ただし、今では事業者によっては現金取引の経理処理を効率化したいなら活用すべき機能だと考えています。

 

 

ファイルボックスの使用で注意すること

誤解したままファイルボックスを使うと、あとあと大変なことが起きてしまうので先に注意点から紹介します。

 

ファイルボックスを利用するとレシートや領収書をデータでfreeeに保存することができます。

 

ただし、データで保存したレシートの原本は捨ててはいけません!

 

レシートや領収書などの原本は、原則的にもらった状態のまま保管しておかなければいけないからです。

 

原本を捨ててもよくするためには、税務署への申請などいくつかの条件をクリアする必要があります。

 

緩和されてきましたが、今でも条件をクリアするためのハードルはかなり高いです。

 

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freee ヘルプセンター

対象プラン 法人プラン ミニマム ✓ベーシック ✓プロフェッショナル ✓エンタープライズ 個人プラン スターター …

 

また個人事業主の方は、ご利用中のプランにも気をつけてください。

 

スタータープランでfreeeを利用していると、ファイルボックスに登録できるレシートの枚数は月5枚までとなっております。

 

スタータープランでも無制限にしてほしいものです。

ファイルボックスを最大限活用するために

freeeのアプリをダウンロードしていたらホーム画面から簡単にレシートや領収書を撮影できます。

 

 

カメラを向けるとレシートを認識し画像補正までしてくれますが、正直おススメはしません。

 

大量のレシートや領収書を撮るのはかなり手間がかかるからです。

 

大量のレシートや領収書をデータ化するなら必ずスキャナーを用意しましょう。

 

目安として毎月の処理数が50枚を超えてくるなら効率化を肌で感じられるようになると思います。

 

コンパクトで操作も簡単な富士通のスキャンスナップをおススメしています。

 

 

 

Wi-Fi機能も備わっているのでfreeeとのデータのやり取りも簡単にできます。

 

 

レシートの数が少ないときは手入力で

毎月それほど現金取引がなく、レシートや領収書の数が30枚以内ならわざわざファイルボックスを利用する必要はありません。

 

レシートや領収書を見ながら手入力するのとかかる時間が変わらないからです。

 

スキャンスナップもそれほど高くないといっても新品だと2万円はします。

 

コストの面からもわざわざファイルボックスを使う意味はないかと思います。

 

30枚のレシートをfreeeに登録する時間をはかってみました。

 

手入力(連続取引登録):約5分40秒

 

ファイルボックス(スキャンスナップ利用):約4分45秒

 

1分ほどスキャンスナップのほうが早く終わりましたが、誤差の範囲内でしょう。

 

月の処理数が50、100枚と増えていくとかなり違ってくるのではと思います。

まとめ

毎月大量のレシートや領収書をfreeeに登録しないといけない方や税理士事務所で記帳代行を請け負っている方は検討してみください。

 

汚れていない通常のレシートであれば日付と金額はほぼ読み込んでくれます。

 

確認は必要ですが、この2項目が取り込まれるだけでもかなり違いを感じてもらえるかと。

 

領収書はあまりうまく読み込んでもらえないので今後の改善に期待します。

 

税理士や税理士事務所の職員、経理を担当している方に読んでいただきたい本です。

 

 

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